El formulario W-2 de IHSS y otros formularios de impuestos: dónde encontrarlos y qué significan

Cada enero, los proveedores de IHSS reciben un formulario W-2 de la Oficina del Contralor del Estado. Muchos proveedores no entienden qué significan las casillas, en especial los que viven con el beneficiario y que pueden ver $0 en la Casilla 1 y preguntarse si algo salió mal. No salió nada mal. Esta guía explica cuándo llega su formulario W-2, cómo obtenerlo electrónicamente, qué significa cada casilla relevante para los proveedores de IHSS y qué hacer si su formulario tiene errores o no llega.

¿Cuándo llega su formulario W-2 de IHSS?

Los formularios W-2 se envían por correo a más tardar el 31 de enero de cada año, correspondientes al año de impuestos anterior. El W-2 refleja todos los sueldos de IHSS pagados y los impuestos retenidos durante el año calendario, del 1 de enero al 31 de diciembre. Si usted se inscribió para recibir talones de cheque sin papel mediante su cuenta del ESP, su formulario W-2 también está disponible electrónicamente en el Portal de Servicios Electrónicos (ESP), a menudo unos días antes de que llegue la copia en papel por correo.

El W-2 en papel se envía por correo a la dirección que tiene registrada la Oficina del Contralor del Estado, que debe coincidir con la dirección de su cuenta del ESP. Si usted se mudó durante el año y no actualizó su dirección, comuníquese con el centro de ayuda del IHSS al (866) 376-7066 para solicitar que se lo vuelvan a emitir. No espere: la fecha límite del IRS para presentar la declaración impone un plazo estricto para contar con información correcta.

Cómo obtener su formulario W-2 en el ESP

Para obtener su formulario W-2 electrónicamente: inicie sesión en su cuenta del ESP en etimesheets.ihss.ca.gov, vaya a la sección del W-2 en el panel de proveedor (por lo general aparece como “Tax Forms” [formularios de impuestos] o “Pay Documents” [documentos de pago]), seleccione el año de impuestos que corresponda y descargue o imprima el formulario. La versión electrónica es un sustituto válido del W-2 en papel para presentar sus impuestos.

Si no ve su formulario W-2 en el ESP para el 15 de febrero, llame al centro de ayuda del IHSS al (866) 376-7066. Tenga a la mano su número de proveedor. En ocasiones, los proveedores que trabajaron muy pocas horas en un año o que tuvieron interrupciones en su inscripción sufren retrasos en la emisión del W-2.

Qué significan las casillas del W-2 para los proveedores de IHSS

La mayoría de los proveedores de IHSS no tienen una situación de impuestos típica de empleador y empleado, así que entender las casillas del W-2 requiere algo de contexto propio de IHSS.

Casilla 1 (Wages, tips, other compensation; sueldos, propinas y otra compensación): El total de sus sueldos sujetos a impuestos del año. Para los proveedores que no viven con el beneficiario y no tienen exención, reflejará la totalidad de sus ingresos. Para los proveedores que viven con el beneficiario, presentaron el formulario SOC 2298 y califican para la exención del Aviso 2014-7 del IRS (IRS Notice 2014-7), la Casilla 1 puede mostrar $0 o una cantidad reducida: esto es correcto e intencional, no un error.

Casilla 2 (Federal income tax withheld; impuesto federal sobre el ingreso retenido): El impuesto federal retenido de sus cheques de pago. Solo tendrá una cantidad si usted presentó un formulario W-4 solicitando retención. Muchos proveedores de IHSS no tienen retención federal: si la Casilla 2 muestra $0 y usted es un proveedor sin exención, es posible que deba pagar impuestos estimados al presentar su declaración. Consulte a un profesional de impuestos sobre su situación.

Casilla 4 y Casilla 6 (impuestos del Seguro Social y Medicare): Los impuestos FICA retenidos. Para los familiares proveedores que califican y viven con el beneficiario y tienen el formulario SOC 2298 archivado, estas casillas también pueden mostrar $0: los familiares proveedores que viven con el beneficiario y cumplen los criterios del Aviso 2014-7 del IRS están exentos de FICA en sus sueldos de IHSS.

Casilla 16 (State wages; sueldos estatales): Los sueldos sujetos a impuestos de California; para la mayoría de los proveedores coincide con la Casilla 1. Los proveedores que viven con el beneficiario y tienen la exención a nivel estatal también pueden ver aquí una cantidad reducida o cero.

Proveedores que viven con el beneficiario: por qué su W-2 puede mostrar $0

Si usted vive con su beneficiario de IHSS, presentó el formulario SOC 2298 ante su condado y cumple los criterios de elegibilidad del Aviso 2014-7 del IRS, sus sueldos de IHSS quedan excluidos del ingreso bruto. Por eso, su formulario W-2 mostrará $0 en la Casilla 1, es decir, que no hay sueldos federales sujetos a impuestos. Usted igual presenta una declaración federal de impuestos, pero sus ingresos de IHSS simplemente no se incluyen en el cálculo del ingreso sujeto a impuestos.

Esta exención es un beneficio económico importante: los proveedores de condados con sueldos altos, como San Francisco pueden excluir decenas de miles de dólares del ingreso sujeto a impuestos cada año. Si usted vive con el beneficiario y su W-2 no muestra $0 en la Casilla 1, es posible que no tenga el formulario SOC 2298 archivado o que no cumpla todos los requisitos de la exención. La guía de impuestos sobre los ingresos de IHSS explica los criterios completos de la exención y el proceso para presentar el formulario SOC 2298.

¿Qué pasa si no presentó el formulario SOC 2298 y debió hacerlo?

Si en años anteriores usted vivía con el beneficiario pero no presentó el formulario SOC 2298, es posible que le hayan retenido de sus sueldos de IHSS impuestos que legalmente no debía. Puede presentar una declaración federal enmendada (formulario 1040-X del IRS) para los años de impuestos afectados (por lo general, los tres años más recientes) para reclamar el reembolso de los impuestos federales retenidos por error. También puede presentar el formulario SOC 2298 ante su condado de forma retroactiva para aplicar la exención de ahora en adelante. Comuníquese con la Oficina de IHSS del Condado para conocer el proceso de presentación retroactiva. Se recomienda mucho trabajar con un profesional de impuestos que conozca el Aviso 2014-7 del IRS para las declaraciones enmendadas.

W-2 perdido o incorrecto

Si su W-2 muestra una dirección incorrecta, ingresos incorrectos o cualquier otra información errónea, no presente sus impuestos con el W-2 incorrecto. Comuníquese con la unidad de IHSS de la Oficina del Contralor del Estado o llame al centro de ayuda del IHSS al (866) 376-7066 para reportar el error y solicitar un W-2 corregido (que formalmente se llama W-2c). Calcule de 2 a 4 semanas para que se procese el formulario corregido. Si se acerca la fecha límite para presentar los impuestos, solicite una prórroga con el formulario 4868 del IRS para tener más tiempo para recibir el formulario corregido y presentar su declaración con él.

Otros formularios de impuestos que los proveedores de IHSS pueden recibir

Los proveedores de IHSS son empleados, no contratistas independientes, así que no debería recibir un formulario 1099 del estado ni de su condado. Si recibe un formulario 1099, comuníquese de inmediato con la Oficina de IHSS del Condado. Recibir un 1099 cuando debió recibir un W-2 puede causar complicaciones de impuestos importantes que toman mucho tiempo en resolverse.

El formulario DE-9C de California (informe trimestral de sueldos) lo presenta su empleador, la Autoridad Pública del condado, y no usted de manera individual. No necesita hacer nada con relación a este formulario. Se incluye aquí porque a veces los proveedores reciben avisos relacionados y no saben si deben responder. No se necesita ninguna acción con el DE-9C.