Pago retroactivo de IHSS: cómo cobrar las horas que ya trabajó

Una de las preguntas más comunes de los proveedores nuevos de IHSS: “¿Me pueden pagar las horas que trabajé mientras esperaba que se aprobara mi inscripción?” En muchos casos, sí, y la mayoría de los proveedores nunca lo pregunta. El pago retroactivo (atrasado) está disponible para los proveedores que empezaron a dar cuidados antes de que su inscripción quedara finalizada, y forma parte explícita del programa IHSS. El dinero está ahí; solo tiene que reclamarlo.

¿Qué es el pago retroactivo?

El pago retroactivo (atrasado) es la compensación por los servicios de IHSS prestados durante el tiempo que transcurre entre su fecha de solicitud y la fecha en que se aprueba su inscripción. La inscripción incluye la orientación, la presentación del SOC 426, el trámite de Live Scan y la revisión del condado, y el tiempo que toma varía según el condado. Durante ese lapso, muchos proveedores ya han empezado a cuidar al beneficiario porque el cuidado no puede esperar a los trámites. El pago retroactivo de IHSS está diseñado para compensar exactamente esa situación.

Para conocer el proceso completo de inscripción y cómo se establece la fecha de solicitud, consulte la guía sobre cómo convertirse en proveedor de IHSS.

Quién califica para el pago retroactivo

Para calificar para el pago retroactivo, deben cumplirse tres condiciones. Primero, debe haber presentado su formulario de inscripción SOC 426 al condado antes de prestar los servicios, o muy poco después de empezar a dar cuidados. La fecha en que el condado recibió su SOC 426 es su fecha de solicitud, y el pago retroactivo solo puede remontarse a esa fecha. Segundo, debe haber completado la orientación y el Live Scan dentro del plazo que el condado exige después de presentar el SOC 426. Los retrasos causados por el proveedor, como no completar la orientación o no ir al Live Scan con prontitud, pueden limitar o eliminar la elegibilidad para el pago retroactivo. Tercero, la autorización de IHSS del beneficiario debe haber estado vigente durante el período que usted reclama: no puede reclamar pago retroactivo por un período anterior a que el beneficiario fuera un beneficiario autorizado de IHSS.

¿Hasta cuándo hacia atrás puede reclamar?

En general, el pago retroactivo se puede reclamar hasta su fecha oficial de solicitud: la fecha en que la oficina del condado recibió y selló su SOC 426. Algunos condados permiten reclamos retroactivos de hasta 12 meses hacia atrás, mientras que otros tienen plazos más cortos. La política específica varía según el condado, por lo que el primer paso más importante es comunicarse directamente con la Oficina de IHSS del Condado y preguntar: “¿Cuál es su política de pago retroactivo y hasta cuándo hacia atrás puedo reclamar?” No dé por sentado que conoce la respuesta: las políticas de los condados son distintas, y la respuesta afecta cuánto dinero podría recuperar.

Cómo reclamar el pago retroactivo

El pago retroactivo no es automático: usted debe iniciar el reclamo. Así se hace:

• Comuníquese con la Oficina de IHSS del Condado y dígales que solicita el trámite retroactivo de reportes de horas trabajadas para el período entre su fecha de solicitud y la fecha de aprobación de su inscripción.
• Obtenga del condado los formularios retroactivos de reporte de horas trabajadas necesarios, normalmente el SOC 2261 para cada período de pago de la ventana retroactiva.
• Complete un reporte de horas trabajadas por cada período de pago de la ventana retroactiva, anotando las horas realmente trabajadas cada día de ese período. Tendrá que reconstruir sus registros de trabajo de ese período, así que conserve cualquier registro que tenga del cuidado que brindó: calendarios, notas, mensajes.
• Tanto usted como el beneficiario deben firmar cada reporte de horas trabajadas retroactivo, igual que con los reportes de horas actuales.
• Entregue los reportes de horas completados a la Oficina de IHSS del Condado para su revisión. El condado verifica las fechas, confirma que la autorización del beneficiario estaba vigente y aprueba los reclamos retroactivos antes de emitir el pago.

En algunos condados, los reportes de horas retroactivos se pueden presentar por medio del Portal de Servicios Electrónicos (ESP). Pregunte a su condado si la presentación electrónica está disponible para los períodos retroactivos; podría acelerar el trámite.

¿Cuánto tarda el pago retroactivo?

El pago retroactivo tarda en procesarse después de presentar los documentos, y cuánto tarda varía según el condado; tarda más si el período retroactivo abarca muchos períodos de pago o requiere una revisión adicional del condado. El pago puede emitirse en una sola suma o en partes, según el condado y el monto involucrado. Conserve copias de cada documento que presente: reportes de horas, correspondencia y cualquier comprobante de recibo del condado. Esta documentación lo protege si hay disputas sobre el monto adeudado.

Implicaciones fiscales del pago retroactivo

Un pago retroactivo sustancial recibido en un solo año calendario cuenta como ingreso de ese año, no del año anterior en que se realizó el trabajo. Si su pago retroactivo es grande, podría colocarlo en un tramo impositivo más alto para el año en curso. Para los proveedores que no viven con el beneficiario y no tienen una exención registrada, esto podría resultar en una factura de impuestos más alta de lo esperado al presentar su declaración.

Los proveedores que viven con el beneficiario y tienen el SOC 2298 en su expediente aún pueden estar exentos del impuesto federal sobre el ingreso en los pagos retroactivos, conforme al Aviso 2014-7 del IRS. Si su pago retroactivo es sustancial, consulte a un profesional de impuestos antes de suponer que su situación fiscal es sencilla. La guía de impuestos sobre el ingreso de IHSS explica las reglas de exención y cómo planificar al respecto.

¿Qué pasa si su condado niega el pago retroactivo?

Que el condado niegue una solicitud de pago retroactivo no es el fin del camino. Usted tiene derecho a apelar la decisión mediante el proceso de audiencia imparcial del CDSS. Tiene 90 días a partir de la fecha de la notificación de denegación para solicitar una audiencia imparcial. Comuníquese con su sindicato (SEIU Local 2015 al (855) 810-2015 o UDW al (800) 621-5016) para pedir ayuda con el proceso de apelación. Su sindicato puede proporcionarle un representante que lo ayude a prepararse y a asistir a la audiencia. Disability Rights California también ofrece asistencia legal gratuita para disputas de IHSS y puede ser un recurso valioso si el proceso de apelación se complica.

Mientras tanto, cumpla con los requisitos actuales de pago y de reportes de horas del condado mientras la apelación está pendiente. Una apelación de la denegación de un pago retroactivo no afecta su estado actual de inscripción ni su derecho a que le paguen por el trabajo actual.