Verificación de Visita Electrónica (EVV) de IHSS: qué es y cómo funciona

La Verificación de Visita Electrónica, o EVV, es obligatoria para la mayoría de los proveedores de IHSS de California que no viven con el beneficiario. Olvidar registrar una entrada puede retrasar su pago y marcar su cuenta para una revisión. Esta guía explica exactamente cómo funciona la EVV, cómo registrar su entrada y su salida correctamente cada vez, y qué hacer cuando algo sale mal.

¿Qué es la EVV?

La EVV es un requisito federal de la Ley de Curas del Siglo XXI (21st Century Cures Act, promulgada en 2016 e implementada en IHSS de California a partir de 2020) que exige la verificación electrónica de las visitas de cuidado en el hogar. La ley exige que los estados confirmen que los servicios de cuidado personal realmente se prestan: en el lugar correcto, a la hora correcta y por el proveedor correcto. En California, el CDSS implementó la EVV para los proveedores de IHSS que no viven con el beneficiario mediante una aplicación móvil y un sistema telefónico de registro que captura la hora y la ubicación al inicio y al final de cada visita de servicio.

La EVV no cambia cuántas horas tiene autorizadas ni cómo se le paga. Simplemente agrega una capa de verificación que documenta cada sesión de servicio electrónicamente antes de que llegue al sistema de hojas de tiempo. Piense en ello como marcar la entrada y la salida del trabajo, pero con el paso adicional de confirmar su ubicación.

Quiénes deben usar la EVV

Los proveedores que no viven con el beneficiario deben usar la EVV en cada sesión de servicio. Si usted va en su propio transporte a la casa de su beneficiario, registre su entrada cuando llegue y su salida cuando se vaya de cada visita. Los proveedores que viven con el beneficiario están exentos de la EVV porque residen en el hogar del beneficiario: su presencia es continua y no se presta a una verificación de entrada y salida. La exención de la EVV para quienes viven con el beneficiario es una de las ventajas prácticas de vivir con la persona que usted cuida. Para ver el panorama completo de las reglas y exenciones de los proveedores que viven con el beneficiario, consulte la guía de reglas para proveedores que viven con el beneficiario.

Cómo registrar su entrada y su salida

IHSS de California ofrece dos métodos de EVV: la aplicación móvil y el sistema telefónico. Use el que le resulte más confiable; ambos se aceptan por igual.

Método de la aplicación móvil:Descargue la aplicación móvil IHSS EVV (disponible para iOS y Android; busque “IHSS EVV” en su tienda de aplicaciones). Inicie sesión con sus credenciales de proveedor. Cuando llegue a la casa de su beneficiario, abra la aplicación, seleccione a su beneficiario de su lista y toque Check In (registrar entrada). La aplicación registra la hora y su ubicación por GPS. Cuando termine de prestar los servicios, abra la aplicación y toque Check Out (registrar salida). La sesión se cierra y los datos se transmiten al CDSS.

Método telefónico: Llame al número de teléfono de la EVV que le proporcione la Oficina de IHSS del Condado. Siga las indicaciones automáticas: ingrese su número de proveedor y el número de su beneficiario, y seleccione registrar entrada o registrar salida. El sistema registra la hora según el momento de la llamada. La ubicación no se captura por teléfono, pero el sistema deja constancia de la llamada. Guarde el número de teléfono de la EVV en sus contactos para tenerlo a mano al llegar a cada visita.

Qué pasa si olvida registrar su entrada o su salida

Si falta un registro de entrada o de salida, se crea una excepción de EVV en su hoja de tiempo para ese día. Una excepción no hace que su hoja de tiempo se rechace automáticamente ni genera una infracción formal: envía su registro a una cola de revisión manual. Usted puede corregir un registro de entrada o de salida que falte en el ESP dentro del mismo período de pago, ingresando manualmente la hora real de inicio o de fin junto con un código de motivo que explique la corrección.

Los olvidos frecuentes son otra cosa. Varias excepciones sin corregir, o un patrón de correcciones sin buenos códigos de motivo, pueden marcar su cuenta para una revisión de cumplimiento. Los revisores buscan patrones: fallas sistemáticas al registrar la entrada o la salida, registros de entrada que ocurren mucho después de la hora de inicio del servicio que usted reportó, o registros de salida anteriores a la hora de fin del servicio que usted reportó. Ninguno de estos casos es una infracción inmediata, pero se acumulan y se convierten en trámites administrativos que pueden retrasar los pagos y atraer atención. La mejor práctica es sencilla: haga que registrar su entrada en la EVV sea lo primero que haga al llegar, y registrar su salida lo último que haga al irse, todas las veces.

La EVV y su hoja de tiempo

Sus datos de EVV pasan directamente a su hoja de tiempo del ESP. Después de que cierra un período de pago y usted va a enviar su hoja de tiempo en el ESP, verá sus sesiones registradas por la EVV ya cargadas como referencia. Las horas que ingrese en su hoja de tiempo deben coincidir con sus registros de EVV. Las diferencias (por ejemplo, si su hoja de tiempo muestra 8 horas en un día pero sus registros de EVV muestran solo 6) marcarán su envío para revisión.

Pueden ocurrir diferencias legítimas: usted prestó servicios adicionales después de registrar su salida en la EVV, o su aplicación no registró una sesión correctamente. En esos casos, documente el motivo con claridad y corríjalo mediante el proceso de excepciones del ESP. El administrador de EVV de su condado puede ver sus registros y ayudarle a resolver las disputas. Para saber más sobre cómo enviar la hoja de tiempo y qué pasa cuando se disputan las horas, consulte la guía para llenar el reporte de horas trabajadas.

Servicios en la comunidad y la EVV

No todos los servicios de IHSS se prestan dentro del hogar del beneficiario. El acompañamiento a citas médicas, la ayuda con las compras de comida y otros servicios en la comunidad pueden implicar prestar cuidado en lugares distintos de la dirección del beneficiario. Los requisitos de la EVV para los servicios en la comunidad varían: el sistema está diseñado para verificar las visitas en el hogar del beneficiario, y un registro de entrada en una tienda de comestibles o en un consultorio médico mostrará una ubicación distinta. Comuníquese con la Oficina de IHSS del Condado para pedir orientación sobre cómo manejar la EVV en los servicios que se prestan fuera del hogar antes de que se presente la situación. Ser proactivo evita que se acumulen en su cuenta una serie de alertas de ubicación.

Consideraciones de privacidad

La EVV captura su ubicación por GPS al registrar la entrada y la salida. Estos datos se usan exclusivamente para el cumplimiento del programa IHSS (confirmar que los servicios se prestan en el lugar del beneficiario) y no se comparten fuera del CDSS y su condado. Los datos de ubicación no se usan para ningún propósito ajeno a la verificación del programa.

Si tiene inquietudes de privacidad sobre el rastreo de la ubicación o preguntas sobre cómo se almacenan sus datos y quién puede acceder a ellos, comuníquese con su sindicato. SEIU Local 2015 y UDW han negociado protecciones de privacidad sobre los datos de la EVV. El representante de su sindicato puede explicarle qué protecciones existen y cuáles son sus derechos si usted cree que los datos de la EVV se están usando indebidamente.